O dia a dia de uma empresa é rodeado de algumas obrigações legais. Em âmbito contábil, uma das principais preocupações é a escrituração contábil. Regida pela Lei 486/1969, a obrigação também recebe o nome de escrituração fiscal ou mercantil.
Para todos os efeitos, a escrituração contábil tem como principal intuito a demonstração do patrimônio da empresa, com foco nos órgãos reguladores.
Quer compreender melhor o conceito da escrituração contábil e seu impacto nas empresas? Fique conosco neste artigo e tire suas dúvidas.
Principais características da Escrituração Contábil
Os lançamentos de entrada e saída de capital são obrigatórios a todas as empresas – com exceção dos microempreendedores individuais – perante a lei. Tal obrigatoriedade está prevista no Código Comercial, na Lei das Sociedades por Ações, na Legislação Tributária e também faz parte das Normas Brasileiras de Contabilidade.
Em termos simples, a escrituração contábil é caracterizada pelo registro de todos os atos administrativos, contábeis, financeiros e operacionais.
Para que seja efetivado com sucesso, o processo deve seguir alguns pré-requisitos: os lançamentos devem ser realizadas em ordem cronológica de dia, mês e ano; utilizar o idioma local e a moeda corrente e não pode apresentar espaços em brancos ou rasuras.
Além disso, todas as informações escrituradas devem partir de documentos emitidos interna ou externamente – ou, quando da falta destes, via outro método de comprovação.
Documentos contábeis utilizados na escrituração
Quando falamos de documentos contábeis, nos referimos a todos os documentos que contenham informações relevantes que servem de base para os lançamentos contábeis.
É de extrema importância que sua empresa mantenha estes documentos organizados e protegidos em arquivos. Em caso de uma fiscalização de qualquer órgão regulador, por exemplo, os documentos serão exigidos e deverão ser apresentados livres de rasuras.
Em âmbito geral, destacamos 4 documentos utilizados na escrituração contábil:
- Notas fiscais de entrada e saída – As notas fiscais, de entrada e saída, são os principais documentos contábeis de uma empresa e merecem atenção redobrada. São elas que comprovam todas as compras, custos com operação, despesas, dentre outras movimentações da empresa. Manter os arquivos XML armazenados é útil não somente para a escrituração contábil mas, também, para fiscalizações junto ao Fisco.
- Comprovantes de pagamento diversos – Comprovantes de pagamentos de contas de energia elétrica, água, internet, telefone e assinaturas de revistas, por exemplo, devem ser enviados à contabilidade para posterior lançamento. Como alguns destes pagamentos não são acompanhados de notas fiscais, o simples comprovante de pagamento já é considerado documento contábil. Todos eles devem ser arquivados mensalmente.
- Extratos bancários – A relação da empresa com a instituição bancária comprova tanto os rendimentos a partir das atividades realizadas, como a partir de investimentos financeiros e pagamentos de taxas. Como se tratam de informações importantes para a contabilidade e para incidência de tributos, por exemplo, os extratos devem ser considerados documentos contábeis.
- Impostos, encargos e taxas pagas – Comprovantes de pagamento de impostos, independentemente do tipo de recolhimento, também são contabilidades. Em caso de pagamento em atraso, há um lançamento individualizado. A organização dos comprovantes é crucial para a saúde contábil e jurídica da empresa.
E se a escrituração contábil não for feita?
Se sua empresa não escriturar as movimentações, está passível de algumas sanções como o pagamento de juros e multas, que podem comprometer a lucratividade do negócio e comprometer sua viabilidade.
A multa aplicada abrange de 0,5% a 5% do valor da receita bruta da empresa referente ao período não escriturado.
Agora que você já conhece a escrituração contábil, nos diga: como está a situação do seu negócio? Todos os lançamentos estão em dia? Conte para a gente aqui nos comentários!
